Personal Organizer: 4 dicas para organizar documentos pessoais

Todo mundo já precisou com urgência de um documento, mas não conseguiu encontrar ou precisou tirar tudo do armário. Esse é um problema recorrente, pois não damos atenção à organização até percebermos que ela é fundamental para dar uma ordem à nossa vida.

Organização pessoal não é somente uma questão estética, mas funcional. Se tudo estiver no lugar certo, fica fácil encontrar em momentos de necessidade. Pensando nisso, criamos um conteúdo exclusivo com 4 dicas para organizar documentos pessoais e nunca mais passar por isso.

Confira!

1. Estabeleça uma ordem

É fundamental, para qualquer tarefa de organização, definir uma estratégia. Se agora você vai colocar todas as contas a pagar em uma pasta, organizadas por mês e data de vencimento. Todas as contas novas devem ir para esse mesmo lugar, seguindo a mesma lógica.

Caso contrário, de nada adianta arrumar. Na hora que precisar de um documento tudo voltará a ficar bagunçado. Trate isso como um planejamento estratégico, fazendo algumas perguntas básicas:

• Quais são os documentos mais importantes?
• Quando uso cada documento?
• Como faço a separação hoje?
• Onde guardarei cada categoria?
• Quanto tempo disponho para reorganizar se necessário?

2. Divida o conteúdo

O pior dos cenários é quando você precisa, por exemplo, justificar a declaração do imposto de renda e não encontrar um recibo específico. É desesperador.

Dessa maneira, você consegue compreender a necessidade de agrupar os documentos de acordo com a sua finalidade? Há poucas funções para o recibo da compra de um carro, por exemplo, exceto declaração à receita, portanto, pode ficar junto ou em um arquivo próximo.

Evite, porém, juntar coisas que não possuem relação nenhuma entre si. Conforme dissemos, crie uma lógica de organização, e se mantenha fiel a ela.

3. Digitalize o possível

Há uma série de documentos que podem ser digitalizados, mas isso depende da finalidade, da natureza e até mesmo da região do país em que você reside. Dessa maneira, digitalize todos os documentos possíveis.

Não tem sentido guardar cópias físicas que podem ser ignoradas. Isso só gera confusão.

No entanto, tome cuidado. Salve em um ambiente seguro, criando pastas para cada categoria – ou achou que não precisa organizar só porque é digital?

Uma dica bônus é utilizar palavras-chave no nome dos arquivos, assim, ao digitar no campo de buscas, ele retorna automaticamente.

4. Desapega!

A prática do desapego é a maior arma que você possui para organizar a vida. Funciona para relacionamentos ruins, empregos tóxicos, e também, excesso de documentos no armário.

Depois de ter separado tudo por categoria, terá encontrado documentos que não fazem o menor sentido ainda estarem ali. Preste atenção nos prazos de retenção. A Receita Federal, voltando ao leão, não irá atrás de você após 5 anos da declaração de imposto de renda, esse é o prazo máximo, portanto, no 6º ano de guarda, pode descartar sem medo.

Manter a organização é realmente difícil, mas mais difícil ainda é não encontrar o que precisa na hora em que é solicitado.

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